COOKIES Y PRIVACIDAD 
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 
RAMBAL S.A.S BIC 
LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO UNICO REGLAMENTARIO 1074 DEL 2015 
 

TABLA DE CONTENIDO


I. Alcance política de tratamiento de la información
 
Esta política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y será aplicada por RAMBAL S.A.S. BIC respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión y de todas aquellas actividades que constituyan el tratamiento de datos personales suministrados a esta empresa.  


II. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
 
RAMBAL S.A.S. BIC, persona jurídica de derecho privado determinada por su Nit. No. 860.041.662-1 con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga, en el Parque Industrial de Bucaramanga 1 Etapa, Manzana E Calle F #71. 


III. Identificación de la página web:
 
El sitio web www.rambal.com.co, es una página propiedad de RAMBAL S.A.S. BIC, persona jurídica, establecida en Colombia, regida por la ley colombiana y los presentes Términos y Condiciones, los cuales el USUARIO se obliga a respetar desde el momento de ingreso al sitio. 
Si el USUARIO no está de acuerdo con cualquiera de los presentes Términos y Condiciones deberá abstenerse de ingresar al sitio web o hacer uso de sus servicios. 


VI. Definiciones
 
a. Usuario: De acuerdo con la Ley 1266 de 2008 es la persona natural o jurídica que ingresa al sitio web de RAMBAL S.A.S BIC. 

b. Sitio web: Dirección URL: www.rambal.com.co propiedad de RAMBAL S.A.S BIC y al cual aplican los presentes términos y condiciones. 

c. Propietario: RAMBAL S.A.S. BIC, quien tiene el control sobre el contenido que se ingresa, elimina o permanece en el sitio, así como de la publicación del mismo. 

d. Tratamiento de datos: Cualquier operación u operaciones (recolectar, almacenar, analizar, transmitir, eliminar, etc.) que se realice con datos personales. 

e. responsable del tratamiento: Quien decida sobre el tratamiento que se le da a los datos personales de los usuarios, que para efectos de estos términos y condiciones será RAMBAL S.A.S BIC. 

f. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en:    

Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.  
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.   
Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.  
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

g. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para efectos de la presente política, se tienen como tales los siguientes grupos de personas naturales: 

Empleados: Personas naturales que, en virtud de un contrato de trabajo, prestan un servicio administrativo y operativo a favor de RAMBAL S.A.S BIC, bajo principio de subordinación laboral. 
Aspirante a trabajador: Personas naturales que presentan sus hojas de vida y forman parte de los procesos de selección del personal que, en virtud de un contrato de trabajo, prestarán un servicio administrativo a favor de RAMBAL S.A.S BIC, bajo principio de subordinación laboral. 
Practicantes: Personas naturales que tienen constituida con la Organización una relación de aprendizaje, debiendo realizar sus prácticas empresariales, judicatura, pasantías y cualquier otra modalidad que implique la generación de conocimiento práctico para el titular.  
Contratistas: Para efectos de la Ley 1581 de 2012, se entenderán como todas aquellas personas naturales que, sin contar con un contrato de trabajo, prestan un servicio administrativo a favor de RAMBAL S.A.S BIC, bajo principio de autonomía e independencia en la ejecución de la labor. Para la aplicación de la Ley 1266 de 2008, se entenderá que un contratista puede ostentar la condición de persona jurídica.  
Visitantes: Personas naturales que carecen de un vínculo negocial o legal directo con RAMBAL S.A.S BIC y acuden a sus instalaciones físicas.  
Clientes: Para efectos de la Ley 1581 de 2012, se entenderán como todas aquellas personas naturales que son beneficiarias de los servicios prestados directamente por RAMBAL S.A.S BIC En caso de que existan personas jurídicas con esta condición, los datos personales que se tratarán corresponderán a los del representante legal y de aquellos que, según el contrato, participarán de la ejecución de su objeto. Para la aplicación de la Ley 1266 de 2008, la condición de clientes también incluirá a las personas jurídicas.  
Usuarios: Para efectos de la Ley 1581 de 2012, se entienden como usuarios las personas naturales que tienen créditos vigentes con los clientes de la Organización, o que con éstos ha suscrito alguna relación contractual que le implique el goce de un servicio. En el marco de la Ley 1266 de 2008, podrá entenderse igualmente como usuario toda persona jurídica que se encuentre bajo las anteriores condiciones. 
Miembros de la Junta Directiva: Personas naturales que integran la Junta Directiva de RAMBAL S.A.S BIC, y toman decisiones de índole administrativa sobre el interés social de la Organización. Bajo esta misma condición se entenderán subsumidos quienes toman participación de las decisiones de la compañía en la condición de miembros de la misma.  
Proveedores: Personas naturales o jurídicas que prestan un servicio continuado de materia prima o insumos, contratado a favor de RAMBAL S.A.S BIC. 
Núcleo Familiar: Personas naturales que tienen un vínculo de parentesco con el talento humano de la empresa. 
Terceros: Personas naturales que, en el marco de relaciones crediticias, se constituyen en garantías personales para la exigibilidad de una obligación a favor de RAMBAL S.A.S BIC. También se comprenderán como terceros todas aquellas personas naturales que, no estando incluidas dentro de las anteriores condiciones, carecen de un vínculo directo con la Organización.  
Clientes potenciales: Para efectos de la Ley 1581 de 2012, se entenderán como tales aquellas personas naturales que posiblemente contratarán un servicio prestado por RAMBAL S.A.S BIC o que participan de eventos organizados por RAMBAL S.A.S BIC para la captación de clientela. Para la aplicación de la Ley 1266 de 2008, la condición de clientes potenciales se extenderá para las personas jurídicas. 

h. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

i. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

j. Base de Datos:         
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; y por dato personal debe entenderse cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

k. Consulta:  Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

l. Oficial de protección de datos: Persona(s) que han sido designada(s) internamente por FET para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen. 

m. Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. 

n. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional). 

o. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. 


V. Principios rectores aplicables al tratamiento de datos personales, en materia de la ley 1266 de 2008 y ley 1581 de 2012.

 
Además de los principios generales previstos en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, RAMBAL S.A.S BIC. observará los siguientes mandatos aplicables a toda actividad que implique el tratamiento de datos personales con destinación al sector financiero, comercial y crediticio, entre otros: 

Principios de legitimidad, licitud y lealtad en el tratamiento de datos personales. 
El tratamiento de datos personales será legítimo, lícito y leal, conforme a la legislación aplicable.  
En este sentido, los datos personales deberán ser recogidos para uno o varios fines específicos y legítimos conforme a la legislación aplicable. 
En los casos en los que resulte obligatorio, conforme a la legislación aplicable, deberá obtenerse el consentimiento de los interesados antes de recabar sus datos. 
Asimismo, cuando lo exija la ley, los fines del tratamiento de datos personales serán explícitos y determinados en el momento de su recogida. 
En particular, RAMBAL S.A.S BIC no recabará ni tratará datos personales relativos al origen étnico o racial, a la ideología política, a las creencias, a las convicciones religiosas o filosóficas, a la vida u orientación sexual, a la afiliación sindical, a la salud, ni datos genéticos o biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona, salvo que la recogida de los referidos datos sea necesaria, legítima y requerida o permitida por la legislación aplicable, en cuyo caso serán recabados y tratados de acuerdo con lo establecido en aquella. 

Principio de minimización. Solo serán objeto de tratamiento aquellos datos personales que resulten estrictamente necesarios para la finalidad para la que se recojan o traten y adecuados a tal finalidad. 

Principio de exactitud. Los datos personales deberán ser exactos y estar actualizados. En caso contrario, deberán suprimirse o rectificarse. 

Principio de limitación del plazo de conservación. Los datos personales no se conservarán más allá del plazo necesario para conseguir el fin para el cual se tratan, salvo en los supuestos previstos legalmente. 

Principio de veracidad o calidad de los registros o datos. La información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de finalidad. La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto. 

Principio de circulación restringida. La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos.  

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la presente ley. 

Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos. 

Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. Tanto la Ley 1266 de 2008 como la presente política se interpretarán en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el y con los demás derechos constitucionales aplicables. 

Principio de seguridad. La información que conforma los registros individuales constitutivos de los bancos de datos a que se refiere la Ley 1266 de 2008, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado. 

Principio integridad y confidencialidad. En el tratamiento de los datos personales se deberá garantizar, mediante medidas técnicas u organizativas, una seguridad adecuada que los proteja del tratamiento no autorizado o ilícito y que evite su pérdida, su destrucción y que sufran daños accidentales. 

Los datos personales recabados y tratados por RAMBAL S.A.S BIC se conservarán con la máxima confidencialidad y secreto, no pudiendo usarse para otros fines distintos a los que justificaron y permitieron su recogida y sin que puedan comunicarse o cederse a terceros fuera de los casos permitidos por la legislación aplicable. 

Principio de responsabilidad proactiva (rendición de cuentas). RAMBAL S.A.S BIC será responsable de cumplir con los principios estipulados en esta Política y los exigidos en la legislación aplicable y deberá ser capaz de demostrarlo, cuando así lo exija la legislación aplicable 

RAMBAL S.A.S BIC deberá hacer una evaluación del riesgo de los tratamientos que realice, con el fin de determinar las medidas a aplicar para garantizar que los datos personales se tratan conforme a las exigencias legales. En los casos en los que la ley lo requiera, se evaluará de forma previa los riesgos que para la protección de datos personales puedan comportar nuevos productos, servicios o sistemas de información y se adoptará las medidas necesarias para eliminarlos o mitigarlos. 
RAMBAL S.A.S BIC deberá llevar un registro   de actividades con los tratamientos de datos personales que realicen en el marco de sus actividades. 
En el caso de que se produzca un incidente que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos, deberá seguirse los protocolos que establezca la legislación aplicable. Dichos incidentes deberán documentarse y se adoptarán medidas para solventar y paliar los posibles efectos negativos para los interesados. 
En los casos previstos en la ley, se designará a delegados de protección de datos con el fin de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en RAMBAL S.A.S BIC. 

Principios de transparencia e información. El tratamiento de datos personales será transparente en relación con el interesado, facilitándole la información sobre el tratamiento de sus datos de forma comprensible y accesible, cuando así lo exija la ley aplicable. 

A fin de garantizar un tratamiento leal y transparente, la sociedad del Grupo responsable del tratamiento deberá informar a los afectados o interesados cuyos datos se pretende recabar de las circunstancias relativas al tratamiento conforme a la legislación aplicable. 

Adquisición u obtención de datos personales. Se prohíbe adquirir u obtener datos personales de fuentes ilegítimas, de fuentes que no garanticen su procedencia legítima o de fuentes cuyos datos se recabaron o cedieron, según la ley. 


VI. Finalidades generales para el tratamiento de datos personales
 
Al suministrar datos personales y aceptar su tratamiento el USUARIO autoriza a que el sitio web y RAMBAL S.A.S. BIC almacenen, trasmitan, transfieran a cualquier titulo la información proporcionada. Así mismo acepta su uso para fines de prestar un mejor servicio, usos comerciales, publicitarios y la comunicación de ofertas del sitio web, RAMBAL S.A.S BIC y terceros a los que les haya sido trasferida la información a cualquier título.  

Al proporcionar sus datos personales el USUARIO acepta que estos, hagan parte de la base de datos que genera el sitio web www.rambal.com.co y que ésta sea incluida, junto con su información, en los activos del sitio web o RAMBAL S.A.S. BIC para las operaciones de venta, fusión, escisión o cualquier otra operación comercial. 

Obligaciones del propietario: Medidas de protección para garantizar la privacidad de los datos personales proporcionados por el USUARIO el propietario se obliga a tomar las medidas de protección necesarias para evitar el acceso no autorizado a dicha información. Estas medidas se ajustarán en función del tipo de información proporcionada, pero en ningún caso se asume una obligación de resultado frente a la protección de dichos datos. En caso de ingreso no autorizado, vulneración o falla de los servicios de seguridad, el propietario se compromete a solucionar el problema dentro de un tiempo razonable, más no será responsable por los daños producidos al USUARIO o terceros por la violación de las medidas de seguridad dispuestas o el acceso abusivo al sistema informático de RAMBAL S.A.S BIC. 

Control de la información: El USUARIO podrá en cualquier momento, solicitar la corrección rectificación o actualización de la información proporcionada. Cuando la Superintendencia de Comercio encuentre que el propietario ha incumplido con la política de protección de datos acá establecida o con los mínimos señalados por la ley, el USUARIO podrá solicitar la supresión de sus datos personales tanto del sitio web como de las bases de datos de RAMBAL S.A.S. BIC y terceros a los que haya sido trasferida a cualquier título. 

Términos de respuesta: El propietario responderá por un máximo de 10 (diez) días hábiles las peticiones sobre consulta de datos personales que sean elevadas por el USUARIO a través de los canales establecidos para ello. Cuando la petición sea sobre corrección, actualización o supresión de los datos, el término de respuesta será de 15 (quince) días hábiles. 

Canales de atención: Para solicitudes de actualización, rectificación o supresión de sus datos personales, el USUARIO podrá dirigirse a la dirección de correo electrónico: profesional.juridico@rambal.com.co y al teléfono 304 4578573. 

Copia de autorización: El propietario conservará copia de la autorización otorgada por el USUARIO para el tratamiento de sus datos personales y hará entrega de la misma dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes a la solicitud realizada por el USUARIO. Los términos comenzarán a contar desde el día hábil siguiente a la fecha de realización de la solicitud. 

Revelación de información, RAMBAL S.A.S. BIC podrá dar a conocer los datos personales del USUARIO cuando sea requerida por las autoridades administrativas o judiciales competentes. 


VII. Disposiciones especiales para el tratamiento de los datos personales de los titulares

En el caso de quienes aspiren a integrar su Talento Humano, así como de quienes forman parte de éste y de quienes actualmente no lo conforman, RAMBAL S.A.S BIC informa que sus datos personales serán tratados bajo los siguientes parámetros: 

Antes de la contratación laboral, informará a RAMBAL S.A.S BIC con anticipación sobre los criterios para el tratamiento de datos personales de quienes aspiran al talento humano, exigiéndosele en todo caso que suministre su autorización para ello, así como la de sus referencias laborales, personales y familiares en los formatos documentales que disponga la Organización. 
 
En el caso de los datos personales asociados a los aspirantes seleccionados por RAMBAL S.A.S BIC, su información estará debidamente conservada y almacenada en locaciones y medios físicos que garanticen un nivel alto de seguridad, en virtud de la potencialidad de que existan datos de carácter sensible entre ellos; y al momento de suscribirse el contrato laboral se solicitará la autorización para el tratamiento de sus datos personales para la adecuada gestión administrativa, económica y contable de la nueva relación jurídica. 
 
Desde la constitución de la relación contractual con RAMBAL S.A.S BIC y durante la ejecución de su objeto, la Empresa almacenará los datos personales de los titulares que han sido seleccionados en medios físicos o digitales a los que podrán acceder únicamente las instancias internas de relaciones laborales o de gestión humana. Por su parte, el trabajador deberá solicitar la autorización de las personas naturales que conforman su núcleo familiar inmediato, con el propósito de que la Organización gestione la afiliación de los beneficiarios de la cotización que el nuevo integrante del Talento Humano realizará en adelante al Sistema General de Seguridad Social. 
 
Igualmente, RAMBAL S.A.S BIC establecerá medidas que garanticen el respeto al habeas data de cada persona natural, por ejemplo, (I) pudiendo adoptar disposiciones internas y reglamentos de trabajo que estatuyan deberes, prohibiciones y faltas disciplinarias relacionados con el indebido tratamiento de los datos personales de cualquiera de los Titulares, exigiéndoles a cada uno de los integrantes de su Talento Humano su necesario cumplimiento; o (II) la capacitación de su personal para sensibilizar y reforzar el respeto por la dignidad humana y la privacidad de la información vinculada a cada persona natural, por lo menos, en periodos semestrales. 
 
Cuando la relación laboral entre RAMBAL S.A.S BIC y el Titular de la información haya sido disuelta, independiente de si obró o no justa causa para la terminación unilateral del negocio jurídico, la organización almacenará los datos personales obtenidos en instancias anteriores (proceso de selección y documentación originada en virtud de la ejecución del objeto contractual) en un archivo central, conservándolos bajo medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que cualquiera de los datos allí contenidos sea de carácter de sensible. 
 
Igualmente, todo integrante del Talento Humano que cese en el ejercicio de las labores por las cuales fue contratado por RAMBAL S.A.S BIC, incondicionalmente se abstendrá de realizar cualquier conducta maliciosa con los datos personales de los Titulares sobre los cuales hayan tenido acceso o conocido en virtud de sus anteriores funciones, máxime si ello implica el detrimento patrimonial de la Organización, por el término que establezca la ley del contrato. 


VIII. Tratamiento de datos personales de los proveedores y contratistas de la organización


En el caso de los proveedores y contratistas de RAMBAL S.A.S BIC, ésta tratará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Igualmente, la Organización recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor, con el propósito de verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados. Por tanto, una vez verificado este requisito, RAMBAL S.A.S BIC podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. 

En toda circunstancia, la Organización propenderá siempre por la suscripción de acuerdos de confidencialidad que establezcan el deber de reserva y secreto respecto de la información de carácter personal que se llegaren a compartir entre las partes, con ocasión a los relacionamientos previos a la celebración del contrato pactado; así como que éste contenga cláusulas que impongan a las partes el cumplimiento de estos deberes respecto de los datos personales. Cuando RAMBAL S.A.S BIC entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en la presente política de tratamiento de información.  

La Organización verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos. 


IX. Tratamiento de datos personales de los miembros de la junta directiva de Rambal S.A.S BIC

Todos los datos personales de quienes, siendo personas naturales, ostentan o llegaren a tener la calidad de miembros de la Junta Directiva de RAMBAL S.A.S BIC se considera reservada y en sujeción a la reserva legal dispuesta en el Código de Comercio. Sólo podrá ser utilizada esta información para los efectos relacionados o derivados de la relación estatutaria entre la empresa, como persona jurídica diferenciada de sus constituyentes, y sus copropietarios. 


X. Tratamiento de datos personales con los clientes de Rambal S.A.S BIC

Si los clientes de RAMBAL S.A.S BIC tuvieren acceso a los datos personales tratados por la Organización, deberán cumplir con las medidas de seguridad que ésta les indique, además de lo establecido en la presente política de tratamiento de la información y de la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias. De igual manera, deberán exhibir a favor de RAMBAL S.A.S BIC su política de tratamiento de datos personales en el término de diez (10) días hábiles después de la suscripción del acuerdo definitivo o de la presentación de propuesta negocial, según la clase de nexo a constituirse.  

En toda circunstancia, la empresa propenderá siempre por la suscripción de acuerdos de confidencialidad que establezcan el deber de reserva y secreto respecto de la información de carácter personal que se llegaren a compartir entre las partes, con ocasión a los relacionamientos previos a la celebración del contrato pactado, así como que éste contenga cláusulas que impongan a las partes el cumplimiento de estos deberes respecto de los datos personales; y solicitará siempre la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, en el caso de que quien preste el servicio sea una persona natural. 

En el caso de que los clientes de la Organización sean quienes comparten información a RAMBAL S.A.S BIC, será obligatorio que les exija la prueba de la concesión de la autorización previa, expresa e informada de los usuarios (entendidos bajo los parámetros de la presente política) dentro de los siguientes diez (10) días siguientes a la suscripción del acuerdo o contrato en cuyo marco se realice esta actividad; sin perjuicio de que RAMBAL S.A.S BIC adicionalmente les exija la exhibición de su Política de Tratamiento de la Información.  

Se exigirá adicionalmente al Cliente que cumpla con la obligación de veracidad de la información, con el propósito de que pueda RAMBAL S.A.S BIC ejercer el objeto contractual en completa indemnidad, lo que no obsta para que tome las medidas conducentes a establecer las condiciones actuales de la información suministrada, en el marco del Principio General de la Buena Fe. En caso de que la Organización se percate de que un dato compartido por el cliente no cuenta con la debida anuencia del titular de la información, se abstendrá en tratarlo y procederá a suprimirlo en caso de que su tratamiento haya iniciado.  


XI. Tratamiento de datos personales con los clientes potenciales de Rambal S.A.S BIC

En el caso de los datos personales de los clientes potenciales, éstos serán custodiados en razón a su alta privacidad. RAMBAL S.A.S BIC gestionará la autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando se realicen actividades en sus instalaciones o fuera de ellas, mediante formatos especiales habilitados por la empresa para dejar documentada la anuencia del titular, y deberá ser entregada al encargado del área correspondiente dentro de la Organización, quien las conservará física y digitalmente. 


XII. Tratamiento de datos personales de carácter sensible y/o de menores de edad (niños y adolescentes).

Tratamiento de dato de carácter sensible. 

En virtud del artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, está proscrito el tratamiento de datos personales de carácter sensible sin la autorización de su titular o de quien esté facultado para consentir en su nombre y a favor del responsable del tratamiento. Igualmente, los datos sensibles son definidos como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

Por tanto, RAMBAL S.A.S BIC únicamente tratará los datos sensibles que recolecte de los titulares de la información cuando éstos manifiesten expresamente autorizarla para su tratamiento, de acuerdo a las finalidades mencionadas anteriormente. 

Tratamiento de datos de menores de edad (niños y adolescentes).  

RAMBAL S.A.S BIC trata (recolecta, almacena, utiliza, conserva y/o suprime) datos personales cuyos titulares sean menores de edad, en tanto niños y adolescentes, realizándose únicamente cuando exista una autorización expresa de su(s) representante(s) legal(es) o quienes ejerzan dichas funciones (guardadores, curadores), garantizando que sus representados serán escuchados y que su opinión respecto al tratamiento será valorada de acuerdo a su madurez, autonomía y capacidad de comprensión del asunto. Igualmente, el menor será informado sobre el carácter facultativo de las respuestas a preguntas sobre sus datos personales y del prestar su consentimiento en ello.  

En el caso de que sean menores de edad que tengan vínculos con integrantes del talento humano de RAMBAL S.A.S BIC, éstos serán utilizados para la ejecución de actividades de gestión humana, como la Organización de eventos familiares o dirigidos a los hijos de los integrantes del talento humano; y la gestión administrativa, contable y tributaria de la Organización, en las cuales se incluye la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones, ARL, cajas de compensación familiar, entre otros). 

 En todo caso, el tratamiento de datos personales de menores de edad estará sujeto a la observancia de los principios del interés superior del menor y la prevalencia del interés del menor, y estará ineludiblemente orientado al respeto y potenciación de sus derechos fundamentales; informándose explícita y previamente a los titulares los datos que, siendo sensibles, serán objeto de tratamiento y su finalidad. 

Gestión de videovigilancia.  

RAMBAL S.A.S BIC realiza gestiones de videovigilancia en todas sus instalaciones físicas, mediante equipos ubicados en diferentes lugares internos, para el desarrollo de actividades relacionadas con la seguridad de los bienes, locaciones físicas y personas que se encuentran en éstas, o como medio probatorio en cualquier proceso administrativo, judicial o interno, en observancia de las normas constitucionales y legales.  

Todos los Titulares tienen conocimiento sobre la realización de esta actividad mediante la fijación de anuncios de alertas de videovigilancia en espacios abiertos, públicos y visibles, y de que estos mecanismos no se encuentran ubicados en espacios atentatorios de su intimidad.


XIII. Derechos y deberes de los sujetos involucrados en el tratamiento de datos personales.

Derechos de los Titulares de Datos Personales.  

Prerrogativas a favor de los Titulares de la Información, en el marco de la Ley 1581 de 2012. 

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, artículo 8º, los titulares de los datos personales tratados por RAMBAL S.A.S BIC están legitimados para ejercer los siguientes derechos, los que siempre serán garantizados y respetados por la Organización: 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 
 
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012 y demás normas jurídicas que la complementen;  

 Ser informado por el responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;  

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 
 
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; y  
 
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 


XIV. Controles
  
Controles sobre la recolección de datos personales.  

Los datos personales que recolectará RAMBAL S.A.S BIC en el ejercicio de sus funciones deberán tener su debida autorización por parte del titular de dicha información. Para esta tarea se crearon los formatos para la autorización del tratamiento de datos personales los cuales podrá encontrar en la carpeta destinada para tal fin la cual se encuentra compartida en la Intranet de RAMBAL S.A.S BIC y son administrados por el oficial de Protección de Datos Personales.  
  
Recolección de datos a visitantes.  
 
Para garantizar la realización de este proceso mensualmente se realizará revisión del formato donde se relaciona al personal que ingresa a nuestra a nuestra planta como visitante y se tomará una muestra de entre el 2% y 5% para de allí revisar que los formatos de autorización de tratamiento de datos personales hayan sido diligenciados. Esta revisión será realizada por el oficial de Protección de Datos Personales en el formato (Verificación de autorizaciones de visitantes).  
 
Recolección de datos a clientes y proveedores.  
 
Para garantizar la realización de este, se adicionó como requerimiento para la creación de nuevos proveedores o clientes. De validar este requerimiento se encargan los departamentos de Compras y Comercial y la ejecución de la recolección de datos personales de proveedores se encargan cada uno de los jefes de área responsables de realizar compras.  
 
Recolección de datos a empleados.  
 
Para garantizar la realización de este, en el proceso de inducción para el ingreso de un empleado a RAMBAL S.A.S BIC, se realiza la capacitación de Protección de datos personales y se entrega a cada uno de ellos el formato de autorización para el tratamiento. De este procedimiento se encarga el oficial de Protección de Datos Personales junto con el Departamento de Propósito, Reconocimiento y Felicidad.  


XV. Cesión de datos.
 
Cuando por motivos contractuales los PROVEEDORES de RAMBAL S.A.S. BIC soliciten la cesión de las bases de datos que maneja la empresa, deberá solicitarlo mediante documento escrito enviado al correo electrónico sugerencias@rambal.com.co o a la  Calle F No 71 Manzana E Parque Industrial de Bucaramanga; en tal documento deberá expresar de manera clara e inequívoca la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de esa base datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por RAMBAL S.A.S. BIC y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.  


XVI. Propiedad intelectual.
 
El contenido del sitio web, incluyendo, pero no limitándose a, imágenes texto, videos, logos, diseño, diagramación, archivos, etc. Es propiedad de RAMBAL S.A.S BIC y el USUARIO sólo podrá hacer uso de aquel para fines personales. Cualquier descarga, reproducción, almacenamiento, transmisión o trasferencia a cualquier titulo por parte del USUARIO queda sujeto a las mismas restricciones del párrafo anterior. 

Sobre los contenidos que el USUARIO ingrese en el sitio web y que no constituyan datos personales (opiniones, comentarios, imágenes, videos, logos, diseños entre otros) el USUARIO otorga al sitio y a RAMBAL S.A.S BIC licencia para su uso sin restricción alguna, incluyendo, pero no limitándose al almacenamiento, reproducción, transferencia a cualquier título, oneroso, gratuito, exhibición, entre otros. 



XVII. Calidad de la información proporcionada.

El contenido publicado en el sitio web por cualquier medio o formato (texto, video, imágenes, etc.) cumple propósitos meramente enunciativos y no constituyen asesoría o consejo sobre cualquiera de los temas que traten. RAMBAL S.A.S BIC no garantiza la actualidad o veracidad de la información contenida, sin perjuicio de aquella que constituya oferta comercial o parte de ésta de conformidad con la normatividad colombiana. 

RAMBAL S.A.S. BIC no garantiza la actualidad o veracidad de la información contenida en sitios web, archivos, aplicaciones, y demás contenido de terceros a los que el USUARIO sea redirigido desde el sitio web de su propiedad, así como del contenido aportado por otros usuarios en los espacios dispuestos para ello. El ingreso y uso de los sitios, archivos, aplicaciones y similares a los que sea redirigido el USUARIO desde www.rambal.com.co, estarán sujetos a los términos y condiciones de los mismos, sobre los que RAMBAL S.A.S. BIC no tiene responsabilidad alguna. RAMBAL S.A.S. BIC, tampoco garantiza que el contenido de sitios web, archivos o aplicaciones de terceros cumpla con la legislación colombiana en materia de protección de datos o que el contenido allí presentado sea legal bajo la normatividad colombiana. 

RAMBAL S.A.S. BIC no se hace responsable por los daños o perjuicios que pudiera ocasionar al USUARIO o terceros, la inexactitud, error, o veracidad de la información proporcionada en el sitio web o sitios, aplicaciones, archivos, documentos y contenido de terceros a los cuales sea redirigido el USUARIO, así como fallas parciales o completas en el funcionamiento del mismo, códigos maliciosos que terceros incluyan en el sitio o sus archivos. Lo anterior sin perjuicio de aquella información que constituya oferta comercial en www.rambal.com.co de conformidad con la normatividad colombiana. 


XVIII. Moderación. 
 
Para garantizar el adecuado funcionamiento del sitio web y una experiencia segura para los usuarios RAMBAL S.A.S. BIC podrá: 

a. Cambiar en cualquier momento los presentes Términos y Condiciones, así como la política de privacidad del sitio web. 

b. Negar el registro de un USUARIO. 

c. Eliminar en cualquier momento los datos personales del USUARIO de sus bases de datos. 

d. Eliminar el contenido que el USUARIO haya ingresado a la página, incluyendo pero no limitándose a comentarios, imágenes, logos, videos, planos, diseños entre otros. 

e. Suspender de manera temporal o permanentemente la publicación del sitio web, así como cualquiera de los servicios que preste. 

f. Eliminar sin previo aviso una parte a todo el contenido agregado por el USUARIO al sitio. 

El USUARIO, para garantizar el adecuado funcionamiento del sitio y una experiencia segura para los demás deberá: 

a. Acceder sólo a las elecciones del sitio para las cuales ha sido autorizado. 

b. Abstenerse de proporcionar datos personales falsos, o que induzcan al error al sitio web www.rambal.com.co a otros usuarios o terceros. 

c. Abstenertse de realizar actividades comerciales o promocionales en los espacios en que el sitio le permita agregar contenido, a menos que se autorice expresamente.
 
d. Abstenerse de descargar, reproducir, duplicar, transmitir, almacenar, exhibir y en general disponer del contenido del sitio para fines no personales como actividades comerciales, promocionales, de lucro, entre otras. 


XIX. Política de cookies. 

Las cookies son archivos que se guardan en el computador o dispositivo del USUARIO al visitar el sitio web. Estos archivos contienen informacion sobre las preferencias del USUARIO, datos de login en diferentes sitios web, asi como páginas visitadas, clicks dados e información con que se rellenaron formularios, entre otros. Las cookies ayudan al sitio a funcionar más rapidamente y prestar un mejor servicio. 

El USUARIO puede deshabilitar el uso de cookies para sitios especificos desde la ocnfiguración de su navegador web. Al no deshabilitarlos para el sitio web de RAMBAL S.A.S. BIC acepta su uso. 

El deshabilitar el uso de cookies, puede causar que el sitio no funcione de manera adecuada, con poca velocidad, con errores o que presente fallas que no permitan el uso por parte del USUARIO. 


XX. Vigencia de la base de datos. 
  
Los datos personales incorporados en la Base de Datos de RAMBAL S.A.S. BIC estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales. Una vez vencidos estos plazos y según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los datos reposarán por un periodo de diez (10) años contados a partir del fin de la relación contractual o laboral con RAMBAL S.A.S. BIC; posteriormente se procederá con la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.   
  
Del plazo aquí indicado se exceptúan las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral, las cuales deberán ser conservadas durante la vigencia jurídica de la empresa. En caso de liquidación de la sociedad el liquidador deberá entregar a todos los empleados, copia de la historia laboral.  
  
Parágrafo: Una vez cumplidos los plazos aquí estipulados o los plazos dispuestos por ley para la conservación de documentos, RAMBAL S.A.S. BIC procederá con la destrucción física y/o magnética de la información contenida en sus bases de datos.   


XXI. Medios de atención a consultas y reclamos. 

Para dar cumplimiento a lo preceptuado por la norma general de tratamiento de datos personales, RAMBAL S.A.S BIC ha dispuesto los siguientes canales, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio de sus derechos: 

Atención Telefónica: 
La atención telefónica al titular del dato para consultas o reclamos será a los números 304 4578573 en el horario de 7:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 5:30 pm. La llamada será atendida por la analista del área de Propósito Reconocimiento y Felicidad designado dentro de RAMBAL S.A.S BIC, quien direccionará las consultas o reclamos a las áreas responsables y será quien dará respuesta al trámite.              
 
 
Atención Vía Correo Electrónico: 
La atención vía correo electrónico al titular del dato para consultas o reclamos será mediante la siguiente dirección de correo electrónico info@rambal.com.co  según los parámetros establecidos en el capítulo siguiente. 
  
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA 

Los titulares de datos personales o sus causahabientes, representantes legales podrán solicitar la consulta de sus Datos Personales en los canales descritos en el numeral anterior. Por lo tanto, RAMBAL S.A.S BIC suministrará toda la información que trate, que sea requerida por el consultante o que esté vinculada con la identificación del titular. 

Las consultas, deberán contener como mínimo: 

Identificación completa del titular. 
Información que lo acredite como titular y permitan validar la veracidad de la identidad. 
Los datos personales que quieren ser consultados. 
Dirección. 
Correo electrónico. 
número telefónico. 
En caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. 

La consulta será atendida por el área de Propósito, Reconocimiento y Felicidad en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo por medio electrónico. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término RAMBAL S.A.S BIC informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Lo anterior teniendo en cuenta las disposiciones de seguridad para la protección de datos establecidas en el presente documento. 

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. RAMBAL S.A.S BIC podrá prorrogar este término en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al tiempo mencionado. 
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

Se le informará a los titulares de datos personales que la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de RAMBAL S.A.S BIC. 


XXII. Captura de imágenes por cámaras de videovigilancia.

RAMBAL S.A.S BIC podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones físicas. Por ese motivo, se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia que contendrán como mínimo la información sobre el responsable del tratamiento y sus datos de contacto, la finalidad del tratamiento y los derechos del titular, así como el sitio de consulta de la política de tratamiento de la información. Dichos anuncios se ubicarán estratégicamente para su fácil identificación. 

El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones y las personas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime.